.jpg)
.jpg)
dan pengendalian yang ditujukan untuk
mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi
rutin tertentu, memberi sinyal pada manajemen lainnya terhadap
kejadian internal.
b. Sumber Daya Sistem Informasi
sistem informasi (SI) yaitu
kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan
komunikasi, dan sumber daya yang mengumpulkan, mengubah,
dan memicu informasi dalam sebuah organisasi.
bahwa kerangka
kerja dari sistem informasi memberi gambaran umum area-area
utama pengetahuan yang dibutuhkan oleh para praktisi bisnis,
1) Konsep-konsep dasar, meliputi teknis, bisnis, dan manajerial
termasuk mengenai berbagai komponen dan peran sistem
informasi.
2) Teknologi informasi, yaitu konsep-konsep utama, pengembangan,
dan berbagai isu manajemen teknologi informasi meliputi
hardware, software, jaringan, manajemen, dan banyak teknologi
berbasis internet.
3) Aplikasi bisnis, yaitu penggunaan utama dari sistem informasi
untuk operasi manajemen dan keunggulan kompetitif
bisnis.
4) Proses pengembangan, yaitu cara para praktisi bisnis dan
pakar informasi merencanakan, mengembangkan, dan
mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi
peluang bisnis.
5) Tantangan manajemen, yaitu tantangan untuk secara efektif
dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakaian
akhir, perusahaan, dan global bisnis.
c. Komponen Sistem Informasi
1) Sumber Daya Manusia
Pada prinsipnya manusia dibutuhkan untuk mengoperasian
semua sistem informasi. Sumber daya manusia juga sebagai pemakai
akhir dan pakar sistem informasi. Sebagai pemakai akhir, manusia
yaitu orang-orang yang memakai sistem informasi atau
informasi yang dihasilkan sistem ini . Sebagai pakar sistem
informasi, manusia yaitu orang-orang yang mengembangkan dan
mengoperasikan sistem informasi.
2) Sumber Daya Hardware
Hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang
dipakai dalam pemrosesan informasi. Hardware dalam sistem
informasi berbasis komputer, antara lain:
- unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro dan
berbagai peralatan periferal yang saling berhubungan;
- periferal komputer, berupa peralatan keyboard, mouse elektronik
untuk input data dan perintah, monto, printer untuk output
informasi, dan disk magnetis atau optikal untuk menyimpan
sumber daya data.
3) Sumber Daya Software
Software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan
informasi. Contoh software, antara lain:
- software sistem, seperti program sistem operasi, yang
mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer;
- software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung
bagi pengguna tertentu komputer oleh pemakai akhir;
- prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang
yang akan memakai sistem informasi.
4) Sumber Daya Data
Sumber daya data dalam sistem informasi umumnya diatur,
disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi pengolahan pengelolaan
sumber daya data ke dalam database, berfungsi menyimpan data yang
telah diproses dan diatur, serta dasar pengetahuan yang menyimpan
pengetahuan dalam berbagai bentuknya, seperti fakta, peraturan
dan sejenisnya.
5) Sumber Daya Jaringan
Jaringan yaitu komponen sumber daya dasar dari semua
sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi media komunikasi
dan dukungan jaringan.
-- 348
6) Input Sumber Daya Data
Pemrosesan data menjadi informasi data bergantung pada
aktivitas pemrosesan seperti penghitungan, perbandingan, penilaian,
pengklasifikasian, dan pengikhtisarian.
7) Output Produk Informasi
Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir
dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari
sistem informasi yaitu untuk menghasilkan produk informasi yang
tepat bagi para pemakai akhir.
8) Penyimpanan Sumber Daya Data
Penyimpanan yaitu komponen dasar sistem informasi.
Penyimpanan yaitu aktivitas sistem informasi tempat data dan
informasi disimpan secara teratur untuk dipakai kemudian.
9) Pengendalian Kinerja Sistem
Aktivitas sistem informasi yang penting yaitu pengendalian
kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik
mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan.
Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapkan
bahwa sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan.
Aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi
yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.
3. Sistem Informasi Manajemen
Istilah sistem informasi manajemen selanjutnya disingkat
(SIM). Sistem informasi manajemen yaitu penerapan sistem
informasi dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi
yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
bahwa,
“… sistem informasi manajemen yaitu serangkaian subsistem
informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara
rasional terpadu mampu mentransformasi data sehingga
menjadi informasi melalui serangkaian cara untuk meningkatkan
produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas
dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.”
berdasar penjelasan George M. Scott di atas, dapat
digarisbawahi hal-hal berikut.
1) Sistem Informasi Manajemen (SIM) yaitu Menyeluruh
Dikatakan menyeluruh dapat dimaknai sebagai serba
melingkupi sebab dalam SIM termasuk sistem pemroses transaksi
dan sistem-sistem yang utama dirancang bagi para manajer di
beberapa tingkatan.
Komponen yang terpenting dalam sistem informasi manajemen
yaitu manajer, yang akan memproses dan menyebarluaskan
informasi serta berinteraksi dengan elemen-elemen lain.
2) Sistem Informasi Manajemen (SIM) yaitu Terkoordinasi
Sebuah SIM tidak dikelola dari satu titik pusat organisasi; ada
berbagai departemen pengguna, departemen pemroses data, dan
fungsi pengelola data yang terpisah, bahkan yang lainnya mungkin
memiliki hak atas bagian tertentu dari sistem informasi manajemen.
Fungsi koordinasi dilakukan oleh komisi pengarah yang terpisah
atau oleh bagian pengolah data atau oleh manajer pengelola data.
3) Sistem Informasi Manajemen (SIM) Memiliki Subsistem
Informasi
Sistem informasi manajemen yaitu serangkaian subsistem
atau sistem komponen setengah terpisah. Hal itu yaitu bagian
dari keseluruhan dan sistem yang terpadu. Dalam operasionalnya,
masing-masing dari subsistem menyumbang tercapainya sasaran
sistem informasi manajemen dan organisasi.
4) Sistem Informasi Manajemen (SIM) Terintegrasi Secara
Rasional
Subsistem (kumpulan dari sistem yang semi-terpisah) yaitu
terpadu sehingga kegiatan dari masing-masing saling berkaitan satu
-- 350
dengan yang lainnya. Integrasi ini dilakukan dengan melewatkan
data di antara sistem-sistem ini . Program komputer dan file
dapat dirancang untuk menangani arus data di antara sistem, dan
prosedur manual dapat dipakai untuk melaksanakan integrasi
ini .
Dengan pengelolaan terintegrasi membuat pemrosesan
informasi menjadi efisien dengan cara mengurangi pemrosesan
antara intermediate processing dan peristiwa pemrosesan data yang
sama oleh berbagai departemen.
Integrasi total dari subsistem tidak akan tercapai. Akan namun ,
sampai derajat tertentu, integrasi diperlukan untuk suatu sistem
informasi manajemen yang efektif.
5) Sistem Informasi Manajemen (SIM) Mentransformasikan
Data ke dalam Informasi dengan Berbagai Cara
Berbagai cara yang dilakukan dalam sistem informasi
manajemen harus mentransformasikan data ke dalam sistem
informasi yang ditentukan oleh sifat personel organisasi, sifat tugas
informasi ditujukan, dan pengharapan dari penerima eksternal atas
informasi.
6) Sistem Informasi Manajemen (SIM) Meningkatkan
Produktivitas
Sistem informasi manajemen (SIM) dengan berbagai cara
mampu meningkatkan produktivitas. Dalam kapasitasnya SIM
mampu melaksanakan tugas rutin seperti penyimpanan dokumen
dengan efisien, memberi layanan terbaik bagi organisasi
eksternal dan individu, serta memberi peringatan dini tentang
masalah internal dan ancaman eksternal. Di samping juga mampu
mengingatkan adanya berbagai kesempatan, membantu proses
manajemen yang normal, serta mampu meningkatkan kemampuan
manajer untuk mengatasi masalah-masalah tidak terduga.
-- 351
7) Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sesuai dengan Sifat dan
Gaya Manajer
Pada prinsipnya suatu sistem informasi manajemen (SIM)
dikembangkan melalui pengenalan atas sifat dan gaya manajerial
dari personel yang akan memakai nya, termasuk juga sumbangan
yang diberikan oleh para manajer.
Pada tingkat senior dalam organisasi, secara cermat sistem
informasi manajemen dijalin dengan cita rasa pribadi para manajer,
dan akan dijalin-kembali (retailored) dengan cita rasa masing-masing
manajer baru jika yang lama berhenti.
Pada lapis organisasi terendah, sistem informasi manajemen
dijalin dengan cita rasa biasa saat para tenaga administratif dan
personel operasi akan memakai informasi dan berinteraksi
dengan sistem informasi.
Untuk manajer madya, sistem informasi dijalin untuk sifat
umum. Untuk profesional dan personel teknis, sistem informasi
dijalin agar sesuai dengan sifat tugas khusus, namun juga dengan
tetap mempertimbangkan cara pikir para spesialis memproses
informasi.
8) Sistem Informasi Manajemen (SIM) memakai Kriteria
Mutu yang Telah Ditetapkan
Sebuah sistem informasi manajemen harus dirancang agar
sesuai dengan toleransi terhadap kecepatan, relevansi, dan ketepatan
informasi. Toleransi ini bervariasi dari satu tugas ke tugas lainnya,
dan dari satu lapis ke lapis lainnya dalam organisasi.
Untuk beberapa tugas tertentu, data yang diperlukan harus
dicari selama waktu yang panjang kemudian ditransformasikan
sehingga menjadi informasi yang diperlukan manajer, baik secara
periodik maupun pada waktu tak-teratur. Adapun untuk tugas lain
mungkin diperlukan dengan waktu teratur. Akan namun , sebab
panjangnya periode tunda (grace periode) memungkinkan untuk
dilaporkan sesudah selesainya akhir suatu periode.
-- 352
Untuk tugas yang lain lagi, informasi diperlukan secepat
mungkin selesai berakhirnya periode, dan untuk kebanyakan
tugas informasi harus diperoleh selama periode berlangsungnya
transaksi.
a. Indikator Sistem Informasi Manajemen
Untuk mendukung pelaksanaan dari sistem informasi
manajemen diperlukan beberapa indikator dari sistem informasi
manajemen. Adapun indikator-indikator dari sistem informasi
manajemen, dikemukakan oleh Gordon B. Davis (1995: 57), antara
lain sebagai berikut.
1) Informasi
Informasi yaitu hasil dari pengolahan data, namun
tidak semua hasil dari pengolahan bisa menjadi informasi. Hasil
pengolahan data yang tidak memberi arti serta tidak bermanfaat
bagi seseorang bukan yaitu informasi bagi orang ini .
2) Manusia sebagai pengolah informasi
Peranan manusia di sini untuk menciptakan informasi
yang akurat, tepat waktu, relevan, dan lengkap. Baik buruknya
informasi yang dihasilkan bergantung pada profesionalitas dari
manusianya.
3) Konsep sistem
Sistem yaitu suatu bentuk kerja sama yang harmonis antara
bagian/komponen/subsistem yang saling berhubungan untuk
mencapai suatu tujuan. Selain itu, sistem tidak berdiri sendiri, namun
juga dipengaruhi oleh lingkungan, baik lingkungan intern maupun
lingkungan ekstern.
4) Konsep organisasi dan manajemen
Organisasi tidak bisa lepas dari kegiatan manajemen, begitu
pula sebaliknya sebab keduanya memiliki hubungan yang
begitu erat dan kuat.
-- 353
5) Konsep pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan yaitu tindakan pimpinan untuk
memecahkan masalah yang dihadapinya dalam organisasi yang
dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu di antara alternatif-
alternatif yang dimungkinkan.
6) Nilai informasi
Informasi dapat mengubah sebuah keputusan. Perubahan dalam
nilai hasil akan menentukan informasi. Suatu informasi harus dapat
menjadi ukuran yang tepat, yang dapat memberi masukan bagi
pimpinan dalam pengambilan keputusan.
4. Peran Sistem Informasi Manajemen
Menurut O’brien (2010), sistem informasi manajemen
yaitu kombinasi yang teratur antara people, hardware, software,
communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut
komponen sistem informasi), berperan mengumpulkan, mengubah,
dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
Adapun peran utama sistem informasi dalam manajemen
bisnis, yaitu mendukung proses bisnis dan operasional, mendukung
pengambilan keputusan, mendukung strategi untuk keunggulan
kompetitif.
Ketiga peran utama ini ,
Sistem informasi memiliki peran yang sangat penting
dalam sebuah organisasi. Sistem informasi juga berperan dalam
menunjang kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen
dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi
kompetetif organisasi, antara lain seperti berikut ini.
1. Sistem Informasi untuk Operasi Bisnis
Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis yaitu untuk
memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan
mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.
a. Transaction Processing Sistems (TPS)
Dalam operasionalnya TPS, meliputi:
-- 355
1) sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan
bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic
data processing systems).
2) mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti
penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori.
3) beroperasi menghasilkan berbagai informasi produk untuk
penggunaan internal ataupun eksternal.
Contoh dalam operasi TPS, yaitu membuat pernyataan
konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian,
formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbarui
database yang dipakai perusahaan untuk diproses lebih lanjut
oleh SIM.
b. Process Control Sistems (PCS)
Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang
mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian
produksi. ini melibatkan process control sistems (PCS) yang
keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis
dibuat oleh komputer. Contoh, kilang minyak petroleum dan
jalur perakitan (assembly lines) dari pabrik-pabrik yang otomatis
memakai sistem ini.
c. Of ce Automation Sistems (OAS)
Office automation sistems (OAS) berfungsi mengumpulkan,
memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam
bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation
(OA) yaitu word processing, surat elektronik (electronic mail),
teleconferencing, dan lain-lain.
2. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan
Manajemen
Sistem informasi manajemen yaitu sebuah sistem
informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat,
-- 356
tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan oleh para manajer.
Pada prinsipnya, konsep SIM berfungsi untuk meniadakan
pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang
tidak efektif. Konsep SIM sangat penting untuk sistem informasi yang
efektif dan efisien sebab menekankan pada orientasi manajemen
dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung
pengambilan keputusan manajemen, dan menekankan bahwa
kerangka sistem harus dipakai untuk mengatur penggunaan
sistem informasi. Penggunaan sistem informasi pada bisnis harus
dilihat sebagai suatu integrasi dan berhubungan, tidak sebagai
proses yang berdiri sendiri.
Secara garis besar, SIM terdiri atas tiga macam, yaitu information
reporting sistems, decision support sistems, dan executive information
systems.
a. Information Reporting Systems
Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi
produk bagi manajerial end users untuk membantu dalam pengambilan
keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi tentang
operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction
processing sistems.
Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat
dilengkapi dengan memperhatikan permintaan secara periodik atau
saat terjadi situasi pengecualian.
Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan
Analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil
penjualan produk.
b. Decision Support Systems
Decision support systems (DSS) yaitu sebuah kemajuan dari
information reporting systems dan transaction processing systems.
DSS yaitu interaktif, sistem informasi berbasis komputer
yang memakai model keputusan dan database khusus untuk
membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end
users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan
manajerial end user menerima respons secara interaktif untuk
peramalan penjualan atau keuntungan.
c. Executive Information Systems
Executive information systems (EIS) yaitu tipe SIM yang
sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas.
Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer yaitu
menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif
tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis
perusahaan bagi manajemen atas. Dengan demikian, EIS harus
mudah untuk dioperasikan dan mudah dimengerti.
d. Expert Systems
Expert systems (sistem pakar) yaitu salah satu aplikasi
artificial intelligence (AI) yang paling banyak dipakai . Expert
systems (ES) yaitu sistem informasi berbasis pengetahuan yang
memakai pengetahuannya untuk bertindak sebagai konsultan
ahli di area yang spesfik kepada pengguna. ES telah dipakai
dalam berbagai bidang seperti kedokteran, teknik, ilmu fisika, dan
bisnis. Sebagai contoh, ES dipakai untuk mendiagnosis penyakit,
pencarian mineral, mengAnalisa senyawa kimia, dan perencanaan
keuangan.
e. End User Computing Systems
End user computing (EUC) systems yaitu sistem informasi
berbasis komputer yang secara langsung mendukung aplikasi
operasional dan manajerial oleh end users. Dalam EUC systems end
user memakai stasiun kerja mikrokomputer dan bermacam
perangkat lunak untuk mendapatkan kembali informasi, pendukung
keputusan, dan pengembangan aplikasi. Contoh, pengguna dapat
mengirim surat elektronik, menggerakkan model analitis, atau
membangun aplikasi bisnis yang baru.
-- 358
3. Sistem Informasi untuk Keuntungan Strategis
Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam
mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah
perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama. Jika
perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan
persaingan yang berupa persaingan dari para pesaing yang berada
di industri yang sama, ancaman dari perusahaan baru, ancaman
dari produk pengganti, kekuatan tawar-menawar dari konsumen,
dan kekuatan tawar-menawar dari pemasok.
a. Persaingan dari Pesaing yang Telah Ada
Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk
memenangkan persaingan adalah:
1) cost leadership (keunggulan biaya), menjadi produsen produk
atau jasa dengan biaya rendah;
2) product differentiation (perbedaan produk), mengembangkan
cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda
dengan pesaing;
3) innovation, menemukan cara baru untuk menjalankan usaha,
termasuk pengembangan produk baru dan cara baru dalam
memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.
-- 359
-- 360
b. Peran Strategis untuk Sistem Informasi
Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan
untuk meningkatkan efisiensi operasional, memperkenalkan
inovasi dalam bisnis, dan membangun sumber-sumber informasi
strategis.
c. Meningkatkan E siensi Operasional
Investasi dalam teknologi sistem informasi dapat menolong
operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional
membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya
(low-cost leadership).
Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi,
perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki
industri ini (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan
besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk
memasuki persaingan pasar.
Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh yaitu mengikat
konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru
yang lebih bernilai.
d. Memperkenalkan Inovasi dalam Bisnis
Pada prinsipnya, penekanan utama dalam sistem informasi
strategis yaitu membangun biaya pertukaran (switching costs)
ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau
pemasoknya. Contohnya yaitu sistem reservasi penerbangan
terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh
perusahaan penerbangan besar. jika sebuah agen perjalanan
telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi ini , mereka
akan segan untuk memakai sistem reservasi dari penerbangan
lain.
e. Membangun Sumber-sumber Informasi Strategis
Teknologi sistem informasi mampu membuat perusahaan
untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat
kesempatan dalam keuntungan strategis. ini berarti memperoleh
-- 361
perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan
telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih
end users.
Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat
basis informasi strategis (strategic information base) dapat menyediakan
informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan.
Informasi ini yaitu aset yang sangat berharga dalam
meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif
dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang memakai
informasi berbasis komputer tentang konsumen untuk membantu
merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru
kepada konsumen.
4. Sistem Informasi dan Rantai Nilai (Value Chain)
Konsep dasar lain yang juga penting dalam mengidentifikasi
sistem informasi disebut rantai nilai (value chain). Konsep ini
memandang perusahaan sebagai sebuah “rantai” dari aktivitas dasar
yang menambah nilai suatu produk atau jasa, sehingga memperluas
batas dari nilai ini .
Konsep rantai nilai dapat membantu manajer dalam
memutuskan tempat dan cara memakai kemampuan strategis
dari teknologi sistem informasi.
-- 362
Dengan demikian, sistem informasi dapat dipakai untuk
aktivitas bisnis secara spesifik yang membantu perusahaan
memperoleh keuntungan strategis di pasar.
5. Sistem Informasi Strategis dan End User Manajerial
Pada prinsipnya fungsi dari sistem informasi tidak hanya
memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat untuk
pengambilan keputusan. Dalam perkembangannya, sistem informasi
dapat berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun
senjata yang memakai teknologi sistem informasi untuk
menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan
yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan end users
manajerial dengan tantangan manajerial yang besar.
Lingkungan eksternal perusahaan (lingkungan bisnis), menurut
Pearce dan Robinson (2007) dapat dikelompokkan menjadi tiga
kategori yang saling berkaitan, yaitu lingkungan operasional,
lingkungan industri, dan lingkungan jauh.
1. Lingkungan Operasional
Perusahaan harus melakukan perubahan untuk dapat
menyesuaikan dengan lingkungan yang kompetitif . Untuk
mengidentifikasi pesaing, perusahaan dapat memakai matriks
profil persaingan. Dalam matriks ini memakai faktor
sukses kritis yang terdiri atas periklanan, kualitas produk, daya
saing harga, manajemen, posisi keuangan, loyalitas pelanggan,
ekspansi global, dan pangsa pasar. Masing-masing faktor sukses
kritis diberi bobot dan level. jika level memiliki kekuatan
besar mendapat angka 4, kekuatan kecil memperoleh 3, kelemahan
kecil 2, dan kelemahan besar 1. Nilainya diperoleh dari perkalian
antara bobot dan level.
Analisa yang paling penting di lingkungan operasional
yaitu memahami pelanggan perusahaan. Pelanggan dapat
dikelompokkan menjadi konsumen dan industri. Profil pelanggan
konsumen dapat disusun menurut informasi geografis, demografis,
psikografis, perilaku, dan manfaat. Informasi industri mencakup
variabel operasional, pendekatan pembelian, faktor situasional, dan
karakteristik pribadi. Profil pelanggan internet dapat dikelompokkan
berdasar komunitas minat, komunitas relasi, komunitas transaksi,
komunitas fantasi, dan komunitas profesional.
Perusahaan harus menjaga hubungan baik dengan pemasoknya
untuk menjaga keberlangsungan dan pertumbuhan perusahaan
dalam jangka panjang. Pemasok dapat memberi dukungan berupa
bahan baku, peralatan, layanan, bahkan dukungan keuangan.
Pemasok juga dapat membantu dengan harga yang wajar, kualitas
yang diperbaiki, penyerahan barang tepat waktu dan mengurangi
biaya persediaan, sehingga dapat meningkatkan keuntungan dalam
jangka panjang bagi perusahaan.
Selain pemasok, pemberi kredit yaitu partner perusahaan
yang penting sebab dapat memberi evaluasi terhadap lingkungan
operasional perusahaan. Di samping pemberi kredit juga dapat
mendukung perusahaan dalam bidang keuangan atau sumber
daya lain untuk mengimplentasikan dan mempertahankan strategi
bersaing perusahaan.
-- 364
2. Lingkungan Industri
Dalam industri domestik atau internasional menghasilkan
barang atau jasa, aturan persaingan tercakup dalam lima faktor
persaingan, yaitu masuknya pendatang baru, ancaman produk
substitusi, daya tawar-menawar pembeli, daya tawar-menawar
pemasok dan persaingan di antara para pesaing yang ada (Porter,1985).
ini
Ancaman pendatang baru
Daya tawar pemasok Daya tawar pembeli
.
Ancaman produk/jasa substitusi
Perintang masuk meliputi skala ekonomi, diferensiasi produk,
identitas merek, biaya beralih pemasok, kebutuhan modal, akses ke
jaringan distribusi, keunggulan biaya mutlak, kebijakan pemerintah
dan perlawanan dari perusahaan yang ada.
Kekuatan pemasok ditentukan oleh diferensiasi masukan,
biaya beralih pemasok dari pemasok dan perusahaan dalam industri,
adanya masukan substitusi, konsentrasi pemasok, pentingnya volume
penjualan bagi pemasok, biaya relatif terhadap pembelian total
dalam industri, dampak masukan terhadap biaya atau diferensiasi
dan ancaman integrasi ke depan relatif terhadap ancaman integrasi
ke belakang oleh perusahaan dalam industri.
Faktor penentu ancaman produk substitusi terdiri atas
harga dan kinerja produk substitusi, biaya beralih pemasok dan
kecenderungan pembeli terhadap produk substitusi.
Faktor penentu kekuatan pembeli mencakup konsentrasi
pembeli dibandingkan dengan konsentrasi perusahaan, volume
pembelian, biaya beralih pemasok dari pembeli relatif terhadap biaya
beralih pemasok dari perusahaan, informasi pembeli, kemampuan
melakukan integrasi balik, produk substitusi, harga pembelian,
diferensiasi produk, identitas merek, dampak atas kualitas, laba
pembeli, dan insentif pengambil keputusan.
Faktor penentu persaingan di antara perusahaan yang ada
yaitu pertumbuhan industri, biaya tetap, kelebihan kapasitas,
diferensiasi produk, identitas merek, biaya beralih pemasok,
konsentrasi dan keseimbangan, ragam pesaing, taruhan korporasi
dan hambatan keluar.
Jika kelima kekuatan dan faktor penentu hanya fungsi dari
karakteristik industri intrinsik, strategi bersaing tentunya sangat
bergantung pada pemilihan industri yang tepat dan pemahaman
tentang kelima faktor ini secara lebih baik daripada para pesaing.
Dengan demikian, keunggulan bersaing tidak dapat dipahami
jika tidak melihat suatu perusahaan secara keseluruhan. Keunggulan
bersaing bersumber dari berbagai macam kegiatan yang dilakukan
perusahaan dalam merancang, membuat, mendistribusikan,
mendukung, dan memasarkan produknya. Pada setiap kegiatan
ini dapat memengaruhi posisi biaya relatif perusahaan dan
menciptakan landasan diferensiasi. Strategi keunggulan biaya dan
strategi diferensiasi mencari keunggulan bersaing dalam beragam
industri yang luas, sedang strategi fokus mengejar keunggulan
biaya (fokus biaya) atau diferensiasi (fokus diferensiasi) dalam
segmen yang sempit.
3. Lingkungan Jauh
Lingkungan jauh mencakup faktor-faktor yang bersumber dari
luar operasional perusahaan. Analisa lingkungan jauh dipakai
oleh perusahaan yang mampu menjawab dengan menyerang ataupun
bertahan terhadap faktor-faktor lingkungan jauh dengan merumuskan
strategi yang memanfaatkan peluang atau meminimalkan ancaman.
Perubahan di lingkungan jauh dapat memengaruhi perubahan dalam
permintaan konsumen untuk produk industri serta jasa konsumen.
Mengenali dan mengevaluasi peluang dan ancaman lingkungan
jauh membuat organisasi mampu mengembangkan visi dan misi
yang jelas serta mampu merancang strategi untuk mencapai sasaran
jangka panjang dan mengembangkan kebijakan untuk mencapai
sasaran tahunan.
Lingkungan jauh ini lingkungan ekonomi, sosial, politik,
teknologi, ekologi dan global.
a. Faktor ekonomi berdampak langsung secara nyata pada berbagai
strategi. sebab pola konsumsi dipengaruhi oleh kesejahteraan
relatif berbagai segmen pasar, dalam perencanaan strategis
setiap perusahaan harus mempertimbangkan kecenderungan
ekonomi di segmen-segmen yang memengaruhi industrinya.
Variabel-variabel ekonomi ini , antara lain:
1) ketersediaan kredit secara umum, tingkat penghasilan
yang dapat dibelanjakan;
2) kecenderungan belanja warga , suku bunga
primer, laju inflasi, tingkat pasar uang, defisit anggaran
pemerintah, produk domistik bruto, pola konsumsi,
pengangguran, tingkat produktivitas pekerja, nilai dolar
di pasar dunia;
3) kecenderungan pasar saham, kondisi ekonomi luar negeri,
faktor ekspor/impor, pergeseran permintaan barang dan
jasa, perbedaan pendatan antarnegara, fluktuasi harga;
4) kebijakan fiskal, kebijakan moneter, serta kebijakan
organisasi-organisasi dunia.
b. Faktor sosial berdampak besar pada semua produk, jasa,
pasar, dan pelanggan. Faktor sosial yang memengaruhi suatu
-- 367
perusahaan, yaitu kepercayaan, nilai, sikap, opini, dan gaya
hidup orang-orang di lingkungan eksternal perusahaan yang
berkembang dari pengaruh budaya, ekologi, demografi, agama,
pendidikan, dan etnik.
c. Arah dan stabilitas faktor-faktor politik yaitu per-
timbangan penting bagi para manajer dalam merumuskan
strategi perusahaan. Faktor-faktor politik menentukan parameter
legal dan regulasi yang membatasi operasi perusahaan. Kendala
politik dikenakan atas perusahaan melalui keputusan tentang
perdagangan yang adil, undang-undang antitrust, program
perpajakan, ketentuan upah minimum, kebijakan tentang
polusi dan penetapan harga, batasan administratif, dan banyak
lagi tindakan yang dimaksudkan untuk melindungi pekerja,
konsumen warga umum, dan lingkungan. sebab undang-
undang dan peraturan bersifat membatasi, mereka cenderung
mengurangi potensi laba perusahaan.
Beberapa tindakan politik dirancang untuk melindungi dan
memberi manfaat bagi perpustakaan. Tindakan demikian
meliputi undang-undang paten, subsidi pemerintah, dan
hibah dana riset produk. Jadi, faktor politik dapat membatasi
ataupun bermanfaat bagi perusahaan yang terkena.
d. Perubahan teknologi dan penemuan secara revolusioner
memiliki dampak yang dramatis terhadap perusahaan, di
antaranya:
1) superkonduktor terbaru dengan hambatan rendah
terhadap arus listrik mampu merevolusi operasi bisnis,
khususnya di bidang transportasi, kesehatan, listrik, dan
industri komputer;
2) internet yaitu mesin ekonomi global dan nasional
memacu produktivitas, faktor kunci untuk untuk
meningkatkan standar kehidupan dan menghemat
biaya miliaran dolar dalam distribusi dan biaya transaksi
penjualan langsung untuk sistem yang dapat melayani
diri sendiri;
3) internet mengubah berbagai peluang dan ancaman siklus
hidup produk, meningkatkan kecepatan distribusi,
-- 368
menciptakan produk dan jasa baru, menghapus batas
pasar geografis dan mengubah trade off secara historis
antara fleksibilitas dan standardisasi produksi;
4) internet juga mengubah skala ekonomi, mengubah
hambatan masuk, mendefinisikan kembali hubungan
antara industri dengan berbagai supplier, kreditur,
pelanggan, dan pesaing.
1. Pengertian Bahan Baku
Bahan baku yang secara langsung dipakai dalam produksi
barang-barang tertentu disebut bahan langsung, sedang bahan
pembantu pabrik disebut bahan tidak langsung (Smith, Jay M.,
1992).
Menurut Mulyadi (1986: 118), bahan baku yaitu bahan yang
membentuk bagian integral produk jadi. Bahan baku yang diolah
dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian
lokal, pembelian import atau dari pengolahan sendiri.
Bahan baku yaitu barang-barang yang diperoleh untuk
dipakai dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh
secara langsung dari sumber-sumber alam. Bahan baku juga dapat
diperoleh dari perusahaan lain. ini yaitu produksi akhir
dari para penyuplai. Contoh, kertas cetak yaitu produk akhir
dari pabrik kertas, namun yaitu bahan baku bagi perusahaan
percetakan.
2. Jenis Bahan Baku
Adapun jenis-jenis bahan baku menurut Gunawan Adisaputro
dan Marwan Asri (1982: 185), yaitu sebagai berikut.
a. Bahan Baku Langsung (Direct Material)
Bahan baku langsung yaitu semua bahan baku yang
yaitu bagian dari barang jadi yang dihasilkan. Biaya yang
dikeluarkan untuk membeli bahan mentah langsung ini memiliki
-- 369
hubungan yang erat dan sebanding dengan jumlah barang jadi
yang dihasilkan.
Biasanya kuantitas bahan baku langsung yang dibeli tidak
seimbang dengan kebutuhannya. jika kuantitas pembelian
bahan baku langsung lebih besar dari kebutuhannya maka bahan
baku langsung banyak menumpuk di gudang sehingga kualitasnya
turun, bahan baku langsung terlalu lama menunggu giliran untuk
diproses, dan meningkatnya biaya penyimpanan.
jika kuantitas pembelian bahan baku langsung lebih kecil
dari kebutuhannya maka proses produksi terhambat sebab kehabisan
bahan baku langsung, dan timbul biaya tambahan untuk mencari
bahan baku pengganti dalam jangka waktu secepat mungkin.
Untuk mendapatkan kuantitas yang tepat, dapat dilakukan
penghitungan dengan memakai metode Economical Order
Quantity (EOQ), yaitu jumlah bahan baku langsung yang harus dibeli
setiap kali dilakukan pembelian sehingga akan menimbulkan biaya
yang paling rendah, namun tidak akan memicu kekurangan
bahan baku langsung.
b. Bahan Baku Tidak Langsung (Indirect Material)
Bahan baku ini yaitu bahan baku yang ikut berperanan
dalam proses produksi, namun tidak secara langsung tampak
pada barang jadi yang dihasilkan. Seandainya barang jadi yang
dihasilkan yaitu meja dan kursi maka kayu yaitu bahan
baku langsung, sedang paku dan plamir yaitu bahan
baku tidak langsung.
Contoh pada pengertian bahan baku secara umum menyatakan
bahwa perak sebagai bahan baku untuk pembuatan kerajinan perak,
jika perak yang dihasilkan langsung dijual maka harganya akan
terlalu mahal dan bentuknya juga kurang menarik untuk dinikmati.
Oleh sebab itu, untuk mengatasi ini diperlukan proses
tertentu yang melibatkan kompor untuk melakukan proses peleburan
dan pembentukan dari perak murni ke bentuk yang lebih menarik
sehingga diperoleh nilai ekonomis yang lebih tinggi.
-- 370
3. Komponen Anggaran Bahan Baku Mentah
Anggaran bahan baku mentah yaitu anggaran yang ber-
hubungan dan merencanakan secara sistematis serta lebih terperinci
tentang penggunaan bahan baku untuk proses produksi selama
periode tertentu yang akan datang.
Anggaran bahan baku yaitu anggaran yang bertujuan
untuk:
a. memperkirakan jumlah pembelian bahan baku langsung yang
diperlukan,
b. sebagai dasar memperkirakan kebutuhan dana yang diperlukan
untuk melaksanakan pembelian bahan baku langsung,
c. memperkirakan jumlah kebutuhan bahan baku langsung,
d. sebagai dasar melaksanakan fungsi pengendalian bahan baku
langsung,
e. sebagai dasar penentuan dasar pokok produksi, yaitu
memperkirakan komponen harga pokok pabrik sebab
penggunaan bahan baku langsung dalam proses produksi.
Anggaran bahan mentah terdiri atas empat komponen,
yaitu:
a. anggaran kebutuhan bahan baku (direct materials used
budget),
b. anggaran pembelian bahan baku (direct materials purchases
budget),
c. anggaran persediaan bahan baku (cost of direct materials
budget),
d. anggaran biaya bahan baku yang habis dipakai dalam
produksi.
a. Anggaran Kebutuhan Bahan Baku
Anggaran kebutuhan bahan baku yaitu anggaran yang
disusun untuk merencanakan kuantitas fisik bahan baku langsung
yang dibutuhkan untuk keperluan produksi pada periode yang
-- 371
akan datang. Informasi yang tercantum dalam anggaran kebutuhan
bahan baku, yaitu jenis produk jadi yang dihasilkan jenis bahan
baku yang dipakai , departemen produksi yang dilalui dalam
proses produksi, standard usage rate, waktu penggunaan bahan baku
langsung, dan kuantitas produk jadi.
Standard usage rate yaitu bilangan yang menunjukkan satuan
bahan baku langsung untuk menghasilkan satuan produk jadi.
b. Anggaran Pembelian Bahan Baku
Anggaran pembelian bahan baku yaitu anggaran yang disusun
untuk merencanakan kuantitas fisik bahan baku langsung yang harus
dibeli pada periode yang akan datang dengan mempertimbangkan
faktor persediaan dan kebutuhan bahan baku langsung untuk
keperluan produksi.
Informasi yang tercantum dalam anggaran pembelian bahan
baku yaitu jenis bahan baku langsung yang dipakai dalam proses
produksi, jumlah bahan baku langsung yang harus dibeli, dan harga
beli per satuan bahan baku langsung.
c. Anggaran Persediaan Bahan Baku
Anggaran persediaan bahan baku yaitu anggaran yang
disusun untuk merencanakan kuantitas fisik bahan baku langsung
yang harus disimpan sebagai persediaan.
Faktor-faktor yang memengaruhi persediaan bahan baku,
yaitu:
1) volume produksi selama suatu periode waktu tertentu,
2) volume minimal bahan baku langsung,
3) besarnya pembelian yang ekonomis,
4) taksiran perubahan harga beli bahan baku langsung pada
waktu yang akan datang,
5) b iaya penyimpanan dan pemel iharaan bahan baku
langsung,
6) tingkat kecepatan bahan baku langsung menjadi rusak.
Informasi yang tercantum dalam anggaran persediaan bahan
baku yaitu jenis bahan baku langsung yang dipergunakan, jumlah
bahan baku langsung yang tersisa sebagai persediaan, harga beli
per satuan bahan baku langsung, dan nilai bahan baku langsung
yang tersimpan sebagai persediaan.
d. Anggaran Biaya Bahan Baku yang Habis dipakai
Anggaran biaya bahan baku yang habis dipakai yaitu
anggaran yang disusun untuk merencanakan nilai (dinyatakan
dalam satuan uang) bahan baku langsung yang dipakai dalam
proses produksi. Informasi yang tercantum dalam anggaran biaya
bahan baku yang habis dipergunakan, yaitu:
1) jenis bahan baku langsung yang dipergunakan,
2) kuantitas bahan baku langsung yang habis dipergunakan
untuk produksi,
3) harga per satuan bahan baku langsung,
4) nilai bahan baku langsung yang habis dipergunakan untuk
produksi,
5) jenis produk jadi yang memakai bahan baku langsung,
6) waktu pemakaian bahan baku langsung.
Manfaat penyusunan anggaran biaya bahan baku yang
habis dipergunakan untuk menghitung harga pokok produk jadi
yang dihasilkan dan untuk pengendalian pemakaian bahan baku
langsung.
Untuk menghindari tidak tepatnya persediaan bahan baku,
diperlukan perencanaan sebagai alat untuk mengendalikan bahan
baku agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Salah satu cara
pengendalian ini yaitu dengan penyusunan anggaran.
Salah satu fungsi manajerial dalam operasional suatu
perusahaan yaitu pengendalian persediaan (inventory controll)
sebab kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan
investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada
pelanggan di sisi lain.
Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua
fungsi bisnis (operation, marketing, dan finance). Berkaitan dengan
persediaan, ada konflik kepentingan di antara fungsi bisnis
ini . Finance menghendaki tingkat persediaan yang rendah,
sedang marketing dan operasi menginginkan tingkat persediaan
yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan produksi
dapat dipenuhi.
Manajemen persediaan berusaha mencapai keseimbangan
antara kekurangan dan kelebihan persediaan dalam suatu periode
perencanaan yang mengandung risiko dan ketidakpastian.
Manajemen persediaan melibatkan beberapa kegiatan koordinasi
antara persediaan dan produksi serta kegiatan konsumsi pada
beberapa tahapan proses dan lokasi yang berhubungan.
1. De nisi Persediaan
Persediaan yaitu bahan atau barang yang disimpan untuk
memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk dipakai dalam proses
produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku
cadang dari peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan
mentah, bahan pembantu, bahan dalam proses, barang jadi, ataupun
suku cadang. Dapat dikatakan bahwa persediaan hanyalah suatu
sumber dana menganggur sebab sebelum persediaan dipakai
berarti dana terikat di dalamnya tidak dapat dipakai untuk
keperluan lain persediaan yaitu aktiva
lancar yang ada di perusahaan dalam bentuk persediaan bahan
mentah (bahan baku, bahan setengah jadi, dan barang jadi).
Persediaan yaitu bagian utama dari modal kerja dan aktiva
yang pada setiap saat mengalami perubahan. Dapat disimpulkan
bahwa persediaan yaitu suatu aktiva yang harus tersedia di
perusahaan pada saat diperlukan untuk menjamin kelancaran dalam
menjalankan perusahaan.
Persediaan disebut juga inventori, yaitu semua item atau
sumber daya yang disimpan (stok) untuk dipakai dalam proses
bisnis perusahaan/organisasi. Bentuknya bisa bermacam-macam,
mulai dari bahan mentah, barang setengah jadi, barang jadi atau
komponen pendukung proses produksi.
persediaan (inventoris) dipakai untuk mengartikan
barang dagang yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal
perusahaan dan bahan yang ada dalam proses produksi atau
yang disimpan untuk tujuan itu.
Menurut Mulyadi (2001), dalam perusahaan manufaktur,
persediaan terdiri atas persediaan produk jadi, persediaan produk
dalam proses persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong,
persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Di
perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri atas satu golongan,
yaitu persediaan barang dagangan yang yaitu barang yang
dibeli untuk dijual kembali.
berdasar beberapa pengertian persediaan ini di
atas, dapat diambil kesimpulan bahwa persediaan yaitu beberapa
komoditas yang disimpan untuk memenuhi kebutuhan pada masa
yang akan datang.
Oleh sebab itu, setiap perusahaan pasti memiliki persediaan,
hanya volumenya yang berbeda. sebab setiap item tadi memiliki
nilai (biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendapatkannya), nilai
persediaan dapat dihitung. Idealnya nilai persediaan ini dapat
dikelola dengan tepat agar tidak membebani perusahaan tanpa
mengurangi service level kepada pelanggan.
2. Jenis-jenis Persediaan
berdasar fungsinya, persediaan dikelompokkan menjadi:
a. lot-size-inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah
yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu.
Cara ini dilakukan dengan tujuan memperoleh potongan harga
sebab pembelian dalam jumlah yang besar dan memperoleh
biaya pengangkutan per unit yang rendah;
b. fluctuation stock yaitu persediaan yang diadakan
untuk menghadapi permintaan yang tidak bisa diramalkan
sebelumnya, serta untuk mengatasi berbagai kondisi tidak
terduga, seperti terjadi kesalahan dalam peramalan penjualan,
kesalahan waktu produksi, kesalahan pengiriman;
c. anticipation stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk
menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan
seperti mengantisipasi pengaruh musim, yaitu saat
permintaan tinggi perusahaan tidak mampu menghasilkan
sebanyak jumlah yang dibutuhkan. Di samping itu juga
persediaan ini ditujukan untuk mengantisipasi kemungkinan
sulitnya memperoleh bahan sehingga tidak menggangu operasi
perusahaan.
3. Alasan Diadakannya Persediaan
Pada prinsipnya, semua perusahaan melaksanakan proses
produksi akan menyelenggarakan persediaan bahan baku untuk
kelangsungan proses produksi di perusahaan ini . Beberapa
hal yang memicu suatu perusahaan harus menyelenggarakan
persediaan bahan baku menurut Ahyari (2003:150), yaitu sebagai
berikut.
a. Bahan yang akan dipakai untuk pelaksanaan proses produksi
perusahaan tidak dapat dibeli atau didatangkan secara satu
per satu dalam jumlah unit yang diperlukan perusahaan serta
pada saat barang ini akan dipergunakan untuk proses
produksi perusahaan. Bahan baku ini biasanya
akan dibeli dalam jumlah tertentu, yaitu jumlah tertentu yang
akan dipergunakan untuk menunjang pelaksanaan proses
produksi perusahaan yang bersangkutan dalam beberapa waktu
tertentu pula. Bahan baku yang sudah dibeli oleh perusahaan,
namun belum dipergunakan untuk proses produksi akan masuk
sebagai persediaan bahan baku di perusahaan ini .
b. jika perusahaan tidak memiliki persediaan bahan baku,
sedang bahan baku yang dipesan belum datang maka
pelaksanaan proses produksi di perusahaan akan terganggu.
Ketiadaan bahan baku akan memicu terhentinya
pelaksanaan proses produksi pengadaan bahan baku. Dengan
cara ini akan membawa konsekuensi bertambah tingginya
harga beli bahan baku yang dipergunakan oleh perusahaan.
Untuk menghindari kekurangan bahan baku, suatu perusahaan
dapat menyediakan bahan baku dalam jumlah yang banyak.
Akan namun , persediaan bahan baku dalam jumlah besar akan
memicu terjadinya biaya persediaan bahan yang semakian
besar pula. Besarnya biaya akan mengurangi keuntungan perusahaan.
Di samping itu, risiko kerusakan bahan juga akan bertambah besar
jika persediaan bahan bakunya besar.
4. Kerugian dari Ketidakpastian Pengadaan Persediaan
Bahan Baku
biasanya , penggunaan bahan baku didasarkan pada
anggapan bahwa setiap bulan selalu sama, sehingga secara berangsur-
angsur akan habis pada waktu tertentu. Agar jangan sampai terjadi
kehabisan bahan baku yang berakibat akan mengganggu kelancaran
proses produksi, sebaiknya pembelian bahan baku dilaksanakan
sebelum habis. Secara teoretis keadaan ini dapat diperhitungkan,
namun tidak semudah itu. Kadang-kadang bahan baku masih cukup
banyak, namun sudah dilakukan pembelian sehingga menumpuknya
bahan baku di gudang. ini bisa menurunkan kualitas bahan dan
akan memakan biaya penyimpanan.
Secara garis besar, ada dua faktor yang memengaruhi
ketidakpastian bahan baku, yaitu dari dalam perusahaan dan
faktor dari luar perusahaan. Ketidakpastian dari dalam perusahaan
disebabkan oleh faktor perusahaan dalam pemakaian bahan baku
yang tidak selalu tepat dengan perencanaan.
Ketidakpastian dari luar perusahaan disebabkan oleh faktor-
faktor dari luar perusahaan. Pada saat perusahaan melaksanakan
pembelian sudah diperhitungkan agar bahan baku ini datang
tepat pada saat persediaan yang ada sudah habis. Pada kenyataannya,
bahan baku ini datangnya sering tidak sesuai dengan yang
telah diperhitungkan, atau bahan ini datang sebelum waktu
yang dijanjikan.
5. Manajemen Persediaan
Pada prinsipnya, manajemen persediaan yaitu kegiatan yang
berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan
penentuan kebutuhan material/barang lainnya sehingga di satu
pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan di lain
pihak investasi persediaan material/barang lainnya dapat ditekan
secara optimal
Manajemen persediaan atau sistem manajemen persediaan
yaitu sistem manajemen (merancang, mengeksekusi, dan
mengevaluasi) persediaan dengan instrumen kebijakan terkait
dengan:
a. waktu pemesanan kembali harus dilakukan,
b. jumlah item yang harus dipesan,
c. rata-rata level persediaan yang harus dijaga.
Tujuan dari manajemen persediaan yaitu menyelesaikan
sasaran yang berpotensi untuk memaksimalkan pelayan pada
pelanggan, memaksimalkan efisiensi pembelian pada produksi,
meminimalkan investasi stok, memaksimalkan profit.
Manajemen persediaan yaitu salah satu topik yang sangat
terkait dengan tujuan -- , yaitu meminimalkan total
biaya dan meningkatkan service level. ini disebab kan,
dengan mengelola persediaan dengan tepat, perusahaan akan meraih
keduanya sekaligus. Jika rata-rata level persediaan dapat diturunkan,
secara tidak langsung salah satu komponen biaya produksi dapat
ditekan, yang berujung pada peningkatan margin keuntungan. Satu
aspek lainnya yang dapat dicapai dengan pengelolaan persediaan
yang tepat yaitu service level kepada pelanggan meningkat atau
minimal tidak turun.
Sebagai salah satu aset penting di perusahaan, perencanaan
dan pengendalian persediaan yaitu kegiatan penting yang
mendapatkan perhatian khusus dari manajemen perusahaan. Perlu
ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahan-bahan
maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi dan
kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi (Erlina, 2002).
1. Fungsi Persediaan
a. Fungsi Decoupling
Persediaan decoupling memungkinkan perusahaan dapat
memenuhi permintan langganan tanpa bergantung pada supplier.
Untuk memenuhi fungsi ini dilakukan cara-cara berikut.
1) Persediaan bahan mentah disiapkan dengan tujuan agar
perusahaan tidak sepenuhnya bergantung pada penyediaan
supplier dalam hal kuantitas dan pengiriman.
2) Persediaan barang dalam proses ditujukan agar tiap bagian
yang terlibat dapat lebih leluasa dalam berbuat.
3) Persediaan barang jadi disiapkan pula dengan tujuan
untuk memenuhi permintaan yang bersifat tidak pasti dari
langganan.
b. Fungsi Economic Lot Sizing
Tujuan dari fungsi ini yaitu pengumpulan persediaan agar
perusahaan dapat berproduksi serta memakai seluruh sumber
daya yang ada dalam jumlah yang cukup dengan tujuan agar dapat
mengurangi biaya per unit produk.
c. Fungsi Antisipasi
Perusahaan sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu
pengiriman dan permintaan akan barang-barang selama periode
pemesanan kembali, sehingga memerlukan kuantitas persediaan
ekstra. Persediaan antisipasi ini penting agar proses produksi tidak
terganggu. Sehubungan dengan ini , perusahaan sebaiknya
mengadakan seaseonal inventory (persediaan musiman).
2. Manfaat Peran Persediaan
Adapun manfaat dari persediaan yaitu menjamin kebebasan
atau kelancaran kegiatan operasional internal dan eksternal sehingga
permintaan pelanggan dapat terpenuhi tanpa bergantung pada
pemasok.
3. Prinsip-prinsip Persediaan
Prinsip pengendalian persediaan menurut Matz, yaitu sebagai
berikut.
a. Persediaan diciptakan dari pembelian bahan dan suku cadang,
tambahan biaya pekerja dan overhead untuk mengelola bahan
menjadi barang jadi.
b. Persediaan berkurang melalui penjualan dan perusakan.
c. Perkiraan yang tepat atas jadwal penjualan dan produksi
yaitu hal yang esensial bagi pembelian, penanganan,
dan investasi bahan yang efisien.
d. Kebijakan manajemen berusaha menciptakan keseimbangan
antara keragaman dan kuantitas persediaan bagi operasi
yang efisien dengan biaya pemilikan persediaan yang
yaitu faktor paling utama dalam menentukan investasi
persediaan.
e. Pemesanan bahan yaitu tanggapan terhadap perkiraan
dan penyusunan rencana pengendalian produksi.
f. Pencatatan persediaan tidak akan mencapai pengendalian atas
persediaan.
g. Pengendalian bersifat komparatif dan relatif, tidak mutlak.
1. Perencanaan Persediaan Bahan Baku
Perencanaan kebutuhan bahan yaitu sistem perencanaan
yang fokus pada jumlah dan pada saat barang jadi yang diminta
kemudian menentukan permintaan turunan untuk bahan baku,
komponen dan sub-perakitan pada saat tahapan produksi terdahulu
2. Pengendalian Persediaan Bahan Baku
Pengendalian bahan baku yang diselenggarakan dalam
suatu perusahaan, tentunya diusahakan untuk dapat menunjang
kegiatan yang ada di perusahaan yang bersangkutan. Keterpaduan
dari seluruh pelaksanaan kegiatan yang ada di perusahaan akan
menunjang terciptanya pengendalian bahan baku yang baik dalam
suatu perusahaan.
Pengendalian persediaan yaitu fungsi manajerial yang
sangat penting bagi perusahaan sebab persediaan fisik di perusahaan
akan melibatkan investasi yang sangat besar pada pos aktiva lancar.
Pelaksanaan fungsi ini akan berhubungan dengan seluruh bagian
yang bertujuan agar usaha penjualan dapat intensif serta produk
dan penggunaan sumber daya dapat maksimal.
Pengendalian persediaan yaitu aktivitas mempertahankan
jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk
barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian
material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada
material dan banyak pada jasa pasokan sebab konsumsi sering
bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan
persediaan.
Istilah pengendalian yaitu penggabungan dari dua
pengertian yang sangat erat hubungannya, namun dari masing-masing
pengertian ini dapat diartikan sendiri-sendiri, yaitu perencanaan
dan pengawasan. Pengawasan tanpa adanya perencanaan terlebih
dahulu tidak ada artinya, demikian pula sebaliknya, perencanaan
tidak akan menghasilkan sesuatu tanpa adanya pengawasan.
3. Penilaian Persediaan
Masalah-masalah yang timbul dalam penilaian persediaan
dalam satu periode adalah:
a. menetapkan jumlah dan nilai persediaan yang sudah terjual/
sudah menjadi biaya;
b. menentukan jumlah dan nilai persediaan yang belum terjual
(yang harus dilaporkan di neraca);
c. harga pokok (cost) dalam persediaan yaitu semua pengeluaran
langsung/tidak langsung yang timbul untuk penyiapan dan
penempatan agar persediaan ini dapat dijual;
d. ada beberapa biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan
persediaan, antara lain harga beli, biaya pembelian, ongkos
angkut, pajak, asuransi, pergudangan dan lain-lain, namun
harga pokok barang hanya terdiri atas harga beli ditambah
ongkos angkut, sedang biaya-biaya lain dicatat sebagai
biaya dalam perkiraan tersendiri untuk periode yang
bersangkutan;
e. di perusahaan industri ataupun perusahaan dagang, transaksi
menyangkut persediaan yaitu hal pokok yang menyangkut
sebagian besar sistem akuntansi.
4. Pengawasan Persediaan Bahan Baku
Pengawasan bahan yaitu suatu fungsi terkoordinasi di
organisasi yang terus-menerus disempurnakan untuk meletakkan
pertanggungjawaban atas pengelolaan bahan baku dan persediaan
biasanya , serta menyelenggarakan pengendalian internal yang
menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung
sahnya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan, pengawasan
bahan meliputi pengawasan fisik dan pengawasan nilai atau rupiah
bahan
1. Bahan Baku
Meskipun istilah bahan baku dapat dipakai secara luas
untuk menutup seluruh bahan baku yang dipergunakan dalam
produksi, sebutan acapkali dibatasi untuk barang-barang yang
secara fisik dimasukkan dalam produk yang diproduksi.
Istilah bahan pembantu pabrik (faktory supplies) atau bahan
pembantu produksi (manufacturing supplies) kemudian dipergunakan
untuk menyebut bahan tambahan, yaitu bahan baku yang diperlukan
dalam proses produksi, namun tidak secara langsung dimasukkan
dalam produk.
Minyak dan bahan bakar untuk peralatan pabrik, bahan
pembantu pembersih, dan pos-pos serupa digolongkan dalam
bentuk kelompok ini sebab pos-pos ini tidak dimasukkan dalam
suatu produk, namun hanya membantu dalam produksi secara
keseluruhan. Bahan baku yang secara langsung dipakai dalam
produksi barang-barang tertentu disebut bahan langsung, sedang
bahan pembantu pabrik disebut bahan tidak langsung
2. Barang-barang dalam Proses
Barang-barang dalam proses dapat juga disebut pekerjaan
dalam proses yang terdiri atas barang-barang baru sebagian diproses
dan perlu dipekerjakan lebih lanjut sebelum dijual. Persediaan ini
meliputi tiga unsur biaya, yaitu biaya langsung, upah langsung,
biaya tidak langsung atau biaya overhead produksi (manufacturing
overhead).
Biaya bahan yang secara langsung diindentifikasikan dengan
barang-barang dalam produksi dikelompokkan menjadi:
a. biaya tenaga kerja langsung dapat diidentifikasikan dengan
barang-barang dalam produksi,
b. biaya tidak langsung pabrik yang dapat dilekatkan pada
barang-barang yang masih dalam produksi
3. Barang-barang Jadi
Barang-barang selesai (finished goods) yaitu produk
yang telah diproduksi dan menunggu dijual. Pada saat produk ini
diselesaikan, biaya yang diakumulasikan dalam proses produksi
ditransfer dari barang dalam proses ke perkiraan persediaan
selesai.
1. Sistem Akuntansi Persediaan
Sistem akuntansi persediaan yaitu formulir, catatan prosedur,
dan alat-alat yang dipakai untuk mengolah data mengenai usaha
kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan
balik dalam bentuk laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk
mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan
seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah
untuk menilai hasil operasi.
Dalam sistem akuntansi persediaan secara manual, diselenggara-
kan dua catatan akuntansi, yaitu di fungsi gudang dan di fungsi
akuntansi. Di bagian gudang diselenggarakan kartu gudang untuk
mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang
disimpan di gudang. Biasanya kartu gudang tidak berisi data harga
pokok tiap jenis barang, namun hanya berisi informasi kuantitas tiap
jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang ini disimpan
dalam arsip di kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas
fisik barang di gudang. Di samping kartu gudang, bagian gudang
juga menyelenggarakan kartu barang yang ditempelkan di tempat
penyimpanan barang.
Kartu gudang ini berfungsi sebagai identitas barang yang
disimpan, untuk memudahkan pencarian barang sekaligus untuk
mencatat mutasi kuantitas barang. Di bagian kartu persediaan (fungsi
akuntansi) ada kartu persediaan yang dipakai untuk mencatat
kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang. Kartu
persediaan ini berfungsi sebagai alat kontrol catatan kuantitas
barang yang diselenggarakan oleh bagian gudang. Di samping itu,
kartu gudang persediaan ini yaitu rincian rekening kontrol
persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.
a. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
1) memberi informasi mengenai persediaan mulai dari
pengakuan sampai proses penerimaannya dengan prosedur
yang baku.
2) memberi informasi mengenai alur persediaan yang ada
sehingga pemerintah daerah dapat memperhitungkan tingkat
pengendalian yang diperlukan.
3) Pengendalian persediaan sehingga persediaan dapat
diperhitungkan secara ekonomis keberadaannya.
b. Prosedur Pencatatan Sistem Akuntansi Persediaan
Prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi
persediaan, yaitu sebagai berikut.
1) Prosedur pencatatan produk jadi. Dalam prosedur ini harga
pokok produk jadi didebitkan, sedang persediaan produk
jadi dikreditkan di rekening barang dalam proses. Dokumen
sumber yang dipakai dalam prosedur pencatatan ini yaitu
laporan produk selesai dan bukti memorial.
2) Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.
Prosedur ini yaitu salah satu prosedur dalam sistem
penjualan di samping prosedur lainnya seperti prosedur order
penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman
barang, prosedur penagihan, dan prosedur pencatatan
piutang.
3) Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima
kembali dari pembeli. Jika produk jadi yang telah dijual
dikembalikan oleh pembeli, transaksi retur penjualan ini
akan memengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah
kuantitas produk pada kartu gudang yang diselenggarakan
oleh bagian gudang serta menambah kuantitas dan harga
pokok produk jadi yang dicatat oleh bagian kartu persediaan
produk jadi. Prosedur ini yaitu salah satu prosedur yang
membentuk sistem retur penjualan.
4) Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga
pokok persediaan produk dalam proses. Pencatatan produk
dalam proses umumnya dilakukan perusahaan pada akhir
periode, yaitu pada saat dibuat laporan keuangan bulanan
dan laporan keuangan tahunan.
5) Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.
Prosedur ini yaitu salah satu prosedur yang membentuk
sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok
persediaan yang dibeli.
6) Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan
kepada pemasok. Jika persediaan yang telah dibeli dikembalkan
kepada pemasok maka transaksi retur pembelian ini akan
memengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi
kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan
oleh bagian gudang dan mengurangi kuantitas serta harga
pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan
dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Adapun dokumen
yang dipakai dalam prosedur pencatatan harga pokok
persediaan yang dikembalikan kepada pemasok yaitu laporan
pengiriman barang dan memo debit.
7) Prosedur permintaan dan pengeluaran gudang. Prosedur
ini yaitu salah satu prosedur yang membentuk sistem
akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga
pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis
pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan
produksi dan kegiatan non-produksi.
8) Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan sebab
pengembalian barang gudang. Transaksi pengembalian barang
gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang
di gudang. Dokumen yang dipakai dalam proses prosedur
pengembalian barang gudang yaitu bukti pengembalian
barang gudang.
9) Sistem perhitungan fisik persediaan. Sistem perhitungan
fisik persediaan umunya dipakai oleh perusahaan untuk
menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang,
yang hasilnya dipakai untuk meminta pertanggung jawaban
bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan.
c. Fungsi Penghitungan Fisik Persediaan
Fungsi yang dibentuk untuk melaksanakan penghitungan
fisik persediaan umumnya bersifat sementara, berbentuk panitia
atau komite, anggotanya dipilihkan dari karyawan yang tidak
menyelenggarakan catatan akuntansi persediaan dan tidak
melaksanakan fungsi gudang. Panitia penghitungan fisik persediaan,
terdiri atas pemegang kartu penghitungan cek, penghitung,
pengecek.
Dengan demikian, berbagai fungsi yang terkait dalam sistem
persediaan, yaitu sebagai berikut.
1) Panitia perhitungan fisik persediaan. Panitia ini berfungsi untuk
melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan
hasil penghitungan ini kepada bagian kartu persediaan
untuk dipakai sebagai dasar penyesuaian terhadap catatan
persediaan dalam kartu persediaan.
2) Fungsi akuntansi. Dalam sistem penghitungan fisik persediaan,
fungsi ini bertanggung jawab untuk:
a) mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang
dihitung dalam daftar hasil penghitung fisik,
b) mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang
tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik,
c) mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil
penghitungan fisik,
d) melakukan pencocokan data persediaan dalam
jurnal umum berdasar hasil penghitungan fisik
persediaan.
3) Fungsi gudang. Dalam sistem penghitungan fisik persediaan,
fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan pencocokan
data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang
berdasar hasil penghitungan fisik persediaan.
2. Sistem Pencatatan Persediaan
Sistem pencatatan persediaan yang lazim dipakai ada dua
macam, yaitu sistem fisik (physical inventory system) dan sistem
perpetual (perpetual inventory system).
a. Sistem Fisik (Physical Inventory System)
Sistem persediaan fisik atau periodik yaitu sistem saat harga
pokok penjualan dihitung secara periodik dengan mengandalkan
perhitungan fisik tanpa menyelenggarakan catatan hari ke hari atas
unit yang terjual atau yang ada di tangan. Sistem fisik dipakai
untuk menentukan jumlah kuantitas persediaan barang dan dilakukan
pada akhir periode akuntansi.
Ciri-ciri sistem fisik atau periodik, yaitu:
- pemasukan dan pengeluaran persediaan tidak dicatat serta
tidak diperhitungkan dalam suatu catatan tertentu,
- pembelian barang dicatat dengan mendebit rekening pembelian
bukan persediaan barang,
- perhitungan persediaan akhir sekaligus dipakai untuk
perhitungan harga pokok penjualan dengan memakai
jurnal penyesuaian.
Sistem ini cukup sederhana dan mudah diterapkan, namun
kurang baik untuk pengawasan persediaan sebab kekurangan
persediaan yang hilang tidak dapat dideteksi dan manajemen tidak
memiliki alat untuk mengetahui jumlah persediaan setiap saat.
b. Sistem Perpetual (Perpetual Inventory System)
Sistem persediaan perpetual yaitu sistem yang menyelenggara-
kan pencatatan terus-menerus yang menelusuri persediaan dan
harga pokok penjualan atas dasar harian. Perkiraan persediaan
didukung dalam kartu-kartu pembantu persediaan (kartu persediaan).
Kartu persediaan dipakai untuk mencatat transaksi setiap jenis
persediaan, memuat nama barang, tempat penyimpanan barang, kode
barang dan kolom-kolom yang dipakai untuk mencatat transaksi
yaitu tanggal, pembelian (pemasukan), penjualan (pengeluaran) dan
sisa atau saldo persediaan. Berikut ini contoh kartu persediaan.
Nama perusahaan: Jenis barang: Kode barang: Gudang
Tgl.
Pembelian Penjualn Saldo
Unit Harga Jumlah Unit Harga Jumlah Unit Harga Jumlah
Ciri-ciri pengelolaan persediaan dengan sistem perpetual,
yaitu:
- setiap terjadi pembelian barang dicatat dengan mendebit
rekening persediaan barang,
- setiap terjadi pengeluaran barang (penjualan) dicatat mengkredit
persediaan beberapa harga pokok penjualan,
- setiap saat dapat diketahui jumlah kuantitas sisa atau saldo
persediaan.
Sistem perpetual memudahkan dalam penyusunan neraca dan
laporan perhitungan laba rugi sebab penentuan persediaan akhir
tidak perlu menghitung fisiknya, namun perhitungan fisiknya tetap
dilakukan untuk tujuan pengawasan terhadap persediaan barang.
3. Dokumen yang dipakai
Menurut Mulyadi (2001), dokumen-dokumen yang dipakai
dalam sistem akuntansi persediaan yaitu sebagai berikut.
a. Laporan produk selesai dan bukti memorial. Laporan produk
selesai dipakai oleh bagian gudang untuk mencatat tambahan
kuantitas produk jadi balam kartu gudang. Buki memorial
dipakai untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga
pokok persediaan produk jadi dalam kartu persediaan dan
dipakai sebagai dokumen sumber dalam mencatat transaksi
selesainya produk jadi dalam jurnal umum.
b. Surat order pengiriman dan faktur penjualan. Surat order
pengiriman diterima oleh bagian gudang dan bagian order
penjualan. sesudah bagian gudang mengisi surat order
pengiriman dengan kuantitas produk jadi yang diserahkan
kepada bagian pengiriman, atas dasar surat order pengiriman
ini bagian gudang mencatat kuantitas yang diserahkan ke
bagian pengiriman dalam kartu gudang. Harga pokok produk
jadi yang dijual dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam
kartu persediaan atas dasar tembusan faktur yang diterima
oleh bagian ini dari bagian penagihan.
c. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
d. Dokumen yang dipakai untuk merekam, meringkas, dan
membukukan hasil perhitungan fisik persediaan yaitu
kartu perhitungan fisik (inventory tag) yang dipakai
untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan, daftar
hasil perhitungan fisik (inventory summary) yang dipakai
untuk meringkas data yang telah direkam dalam hasil kartu
perhitungan fisik persediaan, dan bukti memorial dipakai
untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai
akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum.
4. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang dipakai dalam sistem penghitungan
fisik persediaan, yaitu sebagai berikut.
a. Kartu persediaan, untuk mencatat kuantitas dan harga pokok
barang yang disimpan di gudang yang tercantum dalam kartu
persediaan oleh bagian kartu persediaan berdasar hasil
penghitungan fisik persediaan.
b. Kartu gudang, berfungsi sebagai identitas barang yang
disimpan, untuk memudahkan pencarian barang sekaligus
untuk mencatat mutasi kuantitas barang yang tercantum
dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang
berdasar hasil penghitungan fisik persediaan.
c. Jurnal umum, dipakai untuk mencatat jurnal penyesuaian
rekening persediaan sebab adanya perbedaan antara saldo
yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut
penghitung fisik.
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik
persediaan, yaitu sebagai berikut.
a. Prosedur penghitung fisik, yaitu tiap jenis persediaan di gudang
dihitung oleh penghitung dan pengecek secara independen
yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitung fisik.
b. Prosedur kompilasi, yaitu pemegang kartu penghitung fisik
melakukan perbandingan data yang dicatat dalam kartu
penghitung fisik serta melakukan pencatatan data yang
tercantum dalam kartu penghitung fisik ke dalam daftar
penghitung fisik.
-- 391
6. Unsur Pengendalian Internal
Pengendalian internal yaitu salah satu alat bagi
manajemen untuk memastikan bahwa kegiatan peusahaan telah
sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ada sehingga operasi
perusahaan dapat berjalan lancar, aktivitas perusahaan dapat
terjamin keamanannya, dan kecurangan serta pemborosan dapat
dicegah. Unsur pengendalian internal dalam sistem penghitungan
fisik persediaan digolongkan dalam tiga kelompok, yaitu sebagai
berikut.
a. Organisasi
Unsur organisasi, meliputi:
1) penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu
panitia yang terdiri atas fungsi pemegang kartu penghitung
fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek;
2) panitia yang dibentuk harus terdiri atas karyawan, selain
karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan serta
biaya sebab karyawan di kedua bagian inilah yang dievaluasi
tanggung jawabnya atas persediaan. Tujuan penghitungan fisik
persediaan untuk meminta pertanggungjawaban mengenai
barang yang disimpan oleh fungsi gudang dan pertanggung-
jawaban mengenai ketelitian dan keandalan data persediaan
yang dicatat pada kartu persediaan di fungsi akuntansi
persediaan.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, meliputi:
1) daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani
oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan. Daftar hasil
penghitungan fisik berisi informasi hasil penghitungan fisik
persediaan. Daftar ini yaitu dokumen sumber sebagai
dasar untuk menyesuaikan kartu persediaan dan kartu gudang,
serta yaitu dokumen pendukung bukti memorial yang
dicatat dalam jurnal umum;
2) pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas
kartu penghitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh
pemegang kartu penghitungan fisik. ini dimaksudkan agar
setiap dokumen sumber dibuat atas dasar data yang dijamin
ketelitinnya;
3) harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan
fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan dalam
prosedur penetapan harga (pricing procedur);
4) penyesuaian terhadap kartu persediaan didasarkan pada
informasi (kuantitas ataupun harga pokok total) tiap jenis
persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan
fisik. sesudah kuantitas tiap jenis persediaan yang dihitung
dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik, kemudian
ditentukan harga pokok per unitnya dan jumlah harga pokok
tiap jenis persediaan, untuk dasar penyesuaian data yang
dicatat dalam kartu persediaan yang bersangkutan.
c. Praktik yang Sehat
Praktik yang sehat, meliputi unsur-unsur:
1) kartu penghitung fisik bernomor urut tercetak dan pengguna-
annya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu
penghitungan fisik;
2) perhitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali
secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua
kali oleh pengecek;
3) kuantitas dan data persediaan lain yang tercantum dalam
kartu penghitungan fisik dicocokkan oleh pemegang kartu
penghitungan fisik sebelum data yang tercantum dalam
penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan
fisik;
4) peralatan dan metode yang dipakai untuk mengukur dan
menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitian-
nya.
.jpg)
