.jpg)
Pengelolaan dokumen perusahaan
merupakan salah satu unsur dari
pengelolaan informasi perusahaan.
Dokumen perusahaan sebagai data,
catatan, rekaman aktifitas perusahaan,
pengelolaannya diatur dalam UU No.8
tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan, PP No. 87 Tahun 1999
tentang Tata Cara Pemusnahan
Dokumen perusahaan, PP No. 88
Tahun 1999 tentang Pengalihan
Dokumen Perusahaan ke Dalam
Microfilm/ Dokumen lainnya Dan
Legalisasi.
Pengelolaan dokumen perusahaan
di negara maju seperti: AS, Jerman,
Inggris sudah dilakukan secara serius,
perusahaan seperti Coca Cola, Kodak
misalnya telah membuat Sistem
pengelolaan Arsip/dokumen
perusahaan (In-House Company
Archives) sekitar tahun 1950,
sedangkan Siemens perusahaan di
Berlin Jerman jauh sebelumnya sudah
membangun In- House Company
Archives (tahun 1907). Dari sisi
keilmuan buku-buku tentang
Corporate/Business records pun telah
bermunculan, baik di Inggris
(diantaranya Managing Business Ar-
chives, Alison Turton (Ed) 1991)
ataupun Amerika (diantaranya : The
Records American Business, James M
Toole (Ed) 1997). Sedangkan di Indo-
nesia meskipun dari sisi peraturan
sudah ada namun dari segi keilmuan
maupun praktek belum mendapat
perhatian yang serius.
Dokumen perusahaan (corporate
records/archives) disamping diperlukan
untuk menjarnin kepastian hukum, juga
berguna sebagai salah satu bahan
dalam pengambilan keputusan (baik
top, middle, maupun low
management), ingatan perusahaan
(corporate memory), dan referensi
sejarah perusahaan.
Pertama, Untuk menjamin
kepastian hukum, dokumen perusahaan
berguna melindungi kepentingan para
pihak dalam suatu hubungan hukum,
diantaranya untuk melindungi
kekayaan intelektual, paten, merk
dagang, asset perusahaan dsb.
Misalnya : tentang paten, nama Jeep
pertama kali didaftarkan pada kantor
Paten AS sebagai merk dagang pacta
Nopember 1940. Coca Cola telah
melindungi pemakaian kala "Coca
Cola dan Coke" dan bahkan telah
mendaftarkan bentuk botolnya yang
terkemuka sebagai merk dagang tahun
1960 ,
Tentang Franchises, Kentucky Fried
Chicken membuat pro- gram Arsip
yang membuat business cul- ture
(budaya perusahaan yang dibangun
Kolonel Sanders, termasuk franchises).
Kedua, Untuk pengambilan
keputusan (misal dalam bidang
penelitian dan pengembangan), pro-
gram dokumen/Arsip perusahaan
sangat mendukung pengambilan
keputusan dalam membuat proyek baru
yang lebih inovatif. Contohnya, tahun
1960 melalui Bell Laboratories
(Litbangnya AT&T) berusaha
dikembangkan Picture phone, namun
proyek ini tidak pemah berhasil.
Sepuluh tahun kemudian proyek
itu berguna saat Bell Laboratories
mengembangkan Tele Conferencing,
dimana rekaman informasi, catatan,
laporan yang dihasilkan oleh proyek
picture phone sangat berguna dalam
pengambilan keputusan untuk
membuat proyek Tele Conferencing.
Jika AT&T tidak memiliki program
dokumen/ Arsip maka hasil riset masa
lalu tak mustahil telah hilang dan boleh
jadi proyek Tele Conferencing pun
tidak pemah ada.
Ketiga, Arsip/dokumen sebagai
memori perusahaan merupakan pusat
ingatan perusahaan. Ia menyediakan
dukungan bagi kepentingan leadership
dan merupakan bahan untuk
mengembangkan produk sehingga
tidak hanya memberikan dukungan
terhadap penghasilan (revenue), namun
juga mempererat identitas perusahaan,
budaya dan hubungan dengan budaya
nasional yang lebih luas. James E.
Forgerti (dalam James M.O Toole,
1979) memberi contoh pentingnya
Arsip/dokumen sebagai ingatan
perusahaan (corporate memory) dengan
mengambil kasus Coca Cola.
Dokumen perusahaan Coca Cola
sebagai corporate memory yaitu asset
yang bernilai, ia merupakan
penyimpanan segala sesuatu dari for-
mula coke sampai advertising material
yang sangat luar biasa. Arsip/dokumen
coke telah memberikan daya dorong
utama untukmengembangkan program
perdagangan merk perusahaan yang
bemilai. Dengan mengambil bahan dari
bagian Arsip (archives Departement)
Coca Cola dapat memperoleh
penghasilan tahunan lebih dari 7 juta
dollar untuk programnya, perdagangan
lisensi (Philip F. Mooney, 1997).
Sementara itu Nabisco, Disney
sering menggunakan sumber arsip
(dokumen) untuk membuat promosi
yang menarik konsumen. Sedangkan
Motorola secara efektif sering
menggunakan Arsip/dokumennya
untuk kegiatan membangun merk
dagang dan sebagai komponen kunci
untuk membangun budaya perusahaan.
Keempat, Untuk referensi sejarah,
dokumen perusahaan yaitu
merupakan rekaman perjalanan
perusahaan , catatan sukses/gagalnya
perusahaan. Arnold Krandorf dalam
James M. O’Toole 1997 mencatat
bahwa rendahnya kesadaran
membangun sejarah perusahaan
membuat perusahaan mudah diserang
Corporate Amnesia yaitu, perusahaan
cenderung mengulangi kesalahan yang
pemah dilakukan. Untuk itu kewajiban
mengelola dokumen perusahaan secara
efisien dan efektif merupakan suatu hal
yang tidak dapat dihindari.
Honda misalnya, dalam membuat
inovasi produk baru, menyatakan
bahwa lebih dari 40% (empat puluh)
persen masalah design yang rumit
sudah dipecahkan dalam program
sebelumnya. Jika Arsip tentang
program sebelumnya tidak ada, maka
para engineer (insinyur) Honda harus
menghabiskan 30% waktunya untuk
memecahkan masalah design yang
sebenamya sudah terpecahkan oleh
program sebelumnya. Lance Ealey dan
Leif Soderberg (James M.O’Toole,
1997) menyebut dengan istilah Design
Amnesia dimana perancangan design
yang boros beaya dan menguras
banyak pikiran dan tenaga yang
sebenamya dapat dihindari jika
dokumen/arsipnya dikelola dengan
baik.
Kewajiban pengelolaan dokumen
perusahaan di Indonesia ditetapkan
dengan UU Nomor 8/1997. Dengan
berpedoman pada UU ini, maka hak -
hak hukum, kekayaan intelektual dapat
dilindungi, corporate amnesia pada
umumnya dan design amnesia
khususnya akan terhindarkan. Dengan
kata lain inefisiensi dan inefektifitas
perusahaan yang disebabkan oleh salah
urus dokumen perusahaan dapat
dihindarkan.
Salah satu Permasalahan yang
harus dicermati dalam mengelola
dokumen perusahaan yaitu
mengetahui jenis-jenis dokumen yang
dimiliki perusahaan. Untuk itu
diperlukan pemahaman atas lingkungan
penciptaan dokumen perusahaan,
tujuan asal pembentukan dokumen
perusahaan secara benar dan tepat.
Dengan memperjelas lingkungan
penciptaan dokumen, memungkinkan
untuk melindungi integritas dokumen
dengan lebih tepat. Disisi lain dengan
adanya pemahaman tentang tujuan asal
dokumen bisnis, mempermudah untuk
memperhitungkan kegunaan dokumen
di masa yang akan datang.
mengajukan 4 (empat) parameter
sebagai dasar untuk memahami
aktifitas bisnis dan isi, makna serta arti
penting dokumen bisnis yaitu :
Strategi, struktur, fungsi, detail.
Strategi yaitu rencana yang secara
sadar disusun untuk masa yang akan
datang untuk mencapai tujuan
perusahaan, yang meliputi: futegrasi,
diversifikasi, joint venture, retrench-
ment, divestiture, likuidasi. Struktur
yaitu bentuk organisasi perusahaan.
Fungsi yaitu alat untuk mencapai
tujuan dasar dan langkah-langkah yang
dikehendaki untuk mencapai tujuan
itu . Sedangkan detail yaitu
istilah yang menunjukkan tingkat
kekhususan dan kelengkapan khas
untuk dokumen tertentu yang bersifat
relatif.
Strategi
pemakaian konsep strategi dan
struktur dipakai untuk memahami
tingkah laku bisnis dan penciptaan
dokumen bisnis (corporate/business
records). Hal ini memperbolehkan
pengelola dokumen / archivist untuk
memasukkan berbagai macam
kerangka organisasi dimana pencipta
Arsip bisnis beroperasi.
Fokus dari strategi yaitu daur
hidup perusahaan (mulai dari pendirian
perusahaan, konsentrasi pada bisnis
tunggal (penetrasi pasar lebih besar,
mencari pasar baru, pengembangan
produk baru/lebih baik), Penggabungan
usaha sejenis (intregrasi horizontal),
Penggabungan usaha terkait (intregrasi
vertical), Pengembangan usaha
(diversifikasi), kerja patungan (joint
venture), inovasi (innovation),
penghematan (retrenchment),
pelepasan kepemilikan (divestiture),
sampai likuidasi. Dokumen bisnis pada
dasamya sebagai bukti strategi, dengan
kata lain beberapa strategi dapat
diterjemahkan kedalam bentuk
dokumen perusahaan.
Strategi bisnis seperti Intregrasi,
diversifikasi, Joint venture,
pengurangan / penghematan
(retrechment), pelepasan kepemilikan
(divestiture), likuidasi semua
menghasilkan dokumen spesifik seperti
: akte pendirian (articles of
incorporation), persetujuan merger
(merger agreement), pembelian saham
(stock purchase), kontrak jaminan
bunga (interest guarantee contract),
sewa pakai (operating leases), akte jual
beli property (deeds for the purchase
and sale of property), prosedur pailit
(bankruptcy proceedings), regulatory
appeals, akte pembubaran (article of
dissolution).
Dokumen inovasi tidak sebatas
pada dokumen paten namun juga
organisasi manajemen (managerial
organization), iklan (advertising),
pemasaran (marketing), hubungan
masyarakat (public relations),
hubungan perburuhan (labour relations)
dan aspek lain dalam kegiatan
perusahaan.
Konsep strategi merupakan salah
satu alat yang cukup baik sebagai
pedoman pengurangan dokumen bisnis
melalui seleksi. Ada dua hal penting
berkenaan dengan konsep strategi
sebagai alat mengurangi dokumen
melalui seleksi.
Pertama, Strategi membuat jelas
proses berpikir manajer bisnis, misal:
dalam pemilihan system pemasaran
yang dinamis, pengadaan perubahan
teknik dan manajerial secara konstan.
Selanjutnya sebagai dasar untuk
menarik dokumen/arsip yang bemilai
seperti diatas dari dokumen-dokumen
yang tak terkait (dokumen yang tidak
berkaitan dengan strategi dipisahkan
dari dokumen sebagai bukti strategi
perusahaan).
Kedua, Pilihan strategi
menyebabkan fungsi bisnis. tertentu
lebih dipentingkan dari yang lain, agar
strategi dapat memberikan dasar yang
valid untuk memutuskan tindakan
mana, dokumen yang mana yang lebih
penting daripada yang lainnya. Sebagai
contoh : suatu perusahaan mungkin
menggantungkan harapannya pada
kesuksesan riset atau produksi atau
pemasaran. Perusahaan yang
berorietasi pada pemasaran mungkin
akan mencapai tujuan pemasaran
dengan tingkatan rendah, menengah,
tinggi. Ia dapat menekankan pada:
biaya yang rendah, kualitas yang luar
biasa, atau pelayanan pumajual, atau
menciptakan loyalitas merk dan image
melalui iklan yang kreatif.
Hal ini yang penting bagi
pengelola dokumen perusahan dalam
pendekatan dokumen bisnis yaitu
mengembangkan pemahaman tentang
bagaimana perusahaan beroperasi
dalam pengertian strategi. Strategi
yaitu sesuatu yang khas. Perusahaan
seperti Ford dan General Motors
misalnya, membuat dan menjual
barang yang hampir sarna dengan cara
yang berbeda. Pendekatan strategi
mendorong pengelola dokumen
ataupun arsiparis untuk menemukan
bukti keberadaan perusahaan secara
khas dan menyeleksi dokumen yang
sesuai.
Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur disini terdapat pada
ranah (domain) struktur organisasi
perusahaan modern, dengan divisi-
divisi yang berevolusi dan melalui
pematangan organisasi perusahaan
yang memerlukan waktu. Beberapa sisi
dari struktur organisasi akan
mencerminkan jenis dokumen
perusahaan apa yang dihasilkan.
a. Struktur Konstitusional/Legal.
Aspek pertama dari struktur
perusahaan yaitu apa yang disebut
dengan struktur secara konstitusional
atau legal. Awalnya perusahaan
mungkin milik perorangan kemudian
berkembang menjadi kerja sarna.
Perseroan Terbatas misalnya, dapat
didirikan oleh dua orang atau lebih
dengan akte notaris (Undang-undang
no.1 tahun 1995 tentang Perseroan
Terbatas) selanjutnya menjadi
korporasi, bahkan Holding Company.
Korporasi inilah yang mengharuskan
adanya struktur secara legal. Menurut
Undang-undang Perseroan Terbatas
jenis dokumen yang termasuk
dokumen konstitusional yaitu : Akte
Pendirian, Anggaran Dasar dan
Anggaran Rumah Tangga, Pengesahan
Akte oleh Menteri.
b. Struktur sebagai Revolusi
Manajerial
Struktur kerja dari suatu
perusahaan disebut organisasi, yang
dibentuk dengan keputusan pemilik
atau manajer. Sebagaimana struktur
konstitusional diatas, struktur
manajerial juga berkembang dari
kepemilikan individual, namun dengan
cara yang berbeda. Paling tidak ada
lima tipe organisasi perusahaan :
Bentuk sederhana (perusahaan
perorangan), bentuk departementalisasi
fungsi, Hold- ing company,
Multidivisional, Global/ Multi
Natiional Corporate.
Bentuk itu merupakan suatu
evolusi dan memerlukan waktu, tidak
mungkin dicapai dalam waktu singkat,
perusahaan perorangan dimiliki oleh
orang perorang menuntut kecakapan
kepandaian sosok pemiliknya dalam
segala hal. Seperti melakukan bisnis
jarak jauh yang memerlukan service,
koresponden yang baik atau bahkan
agen.
Perkembangan berikutnya yaitu
perusahaan menerapkan spesialisasi
berdasarkan fungsi sehingga muncul :
bagian akuntansi, sekretaris, dsb. Skala
bisnispun bertambah luas sehingga
dibentuklah perusahaan yang
didepartementalisasi secara fungsi
(Functionally departementalised). Pada
saat yang sama manajemen harus
mengadakan koordinasi dan intregrasi
kegiatan yang berkembang berdasarkan
spesialisasi secara fungsi.
Pada dasamya departementalisasi
fungsional mengajarkan bahwa
pekerjaan dikelompokkan menurut
fungsi organisasi, perusahaan bisnis
misalnya meliputi fungsi : produksi,
pemasaran, keuangan, akunting,
personalia ,
Divisi Oldsmobile dari General Motors
contohnya, disusun atas dasar
fungsional, dengan fungsi : Teknik,
Produksi, Pabrik, Ketahanan uji (reli-
ability), distribusi, keuangan,
personalia. Perkembangan berikutnya
akan mengikuti departementalisasi
berdasarkan geografi, proses,
pemasaran, klien, tergantung
perkembangan perusahaan.
Perusahaan yang menggunakan
strategi integrasi vertical ataupun
diversifikasi akan segera menghadapi
masalah koordinasi yang serius dan
harus dipikirkan kearah Holding Com-
pany, atau multidivisional atau bahkan
perusahaan Global/Multi Nasional.
Dalam bentuk Holding Company,
fungsi perusahaan holding
terutama mendorong proses penciptaan
nilai pasar, mensubsidi defisiensi
manajemen di anak perusahaan,
mengkoordinasikan langkah-langkah
untuk ke pasar intemasional, mencari
pendanaan ekstemal yang lebih murah,
melakukan investasi strategis serta
untuk mengembangkan kemampuan
manajemen puncak. Yang
diholdingkan biasanya : Biro Hukum,
Keuangan, Pemasaran, sedangkan
operasionalnya tergantung perusahaan
masing-masing.
Perusahaan Multinasional
(Multinasional Corporate/MNC) yaitu
sebuah perusahaan yang wilayah
operasionalnya meliputi sejumlah
negara dan memilki fasilitas-fasilitas
produksi dan service diluar negaranya
sendiri , MNC bisa
dibedakan menjadi dua macam
MNC tipe 1: strategi, taktik dan
nilainya dibuat atau ditetapkan di
kantor pusat (head office), kantor
regional dan local tinggal menjalankan
apa yang digariskan pusat misal:
Ericson. MNC tipe 2: Nilai ditentukan
di tingkat global lalu strategi ditingkat
regional dan taktik diputuskan secara
lokal. Perpaduan antara nilai global,
strategi kawasan dan taktik lokasi
setempat disebut glorekalisasi seperti :
MTV, Mc Donald's, Carrefour.
Pengelola dokumen perusahaan
bertanggungjawab atas dokumen suatu
perusahaan, dari saat awal perusahaan,
perkembangan, sampai keadaan yang
mutakhir.
c. Dokumen Corporate dan Dokumen
Manajerial
Dokumen badan usaha (Corporate
records) harus dikelola untuk
kelangsungan hidup perusahaan dan
pewaris yang mewarisi hak dan
kewajibannya (Akte Pendirian,
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah
Tangga , Patent, Perjanjian-perjanjian,
Risalah RUPS, Daftar Pemegang
Saham, Daftar Nama Anggota Direksi
dan Komisaris dsb), Manajerial Record
: yaitu hasil dari kegiatan pengelolaan
perusahaan, ini tergantung tingkat
luasnya struktur. Isinya akan
ditentukan oleh tugas dan wewenang
yang ada dalam manajerial. Seperti :
Neraca Tahunan, Neraca R/L, Laporan
Hasil pemeriksaan Akuntan, Blueprint
tentang produksi, Strategi Pemasaran
Perusahaan, dsb.
d. Dokumen Khusus dan dokumen
Umum sebagai hasil dari perusahaan
dengan struktur manajerial kompleks
Dokumen dari perusahaan dengan
tipe sederhana mudah dipahami begitu
memahami struktur dan fungsi
organisasi perusahaan. Perubahan skala
dan kompleksitas perusahaan dalam
fungsi dan multidivisional
menumbuhkan problem bagi pengelola
dokumen perusahaan/arsiparis ketika
mengerjakan dokumen manajerial.
Dokumen manajerial tercermin
dalam dokumen manajemen
diantaranya seperti : Korespondensi,
laporan, notulen, manual / pedoman-
pedoman, ringkasan biografi eksekutif
(fungsi gen- eralis) dan fungsi khusus
(spesial) atau fungsi-fungsi yang
dikelola. Tindakan koordinasi tidak
dapat dianggap sebagai pekerjaan
spesialis karena itu ia tak dapat
dipisahkan dari pekerjaan yang
dikoordinasi yang dimaksud dengan
fungsi spesialis diantaranya yaitu :
hukum, engineer (desain kontruksi,
arsitek), akuntasi, produksi (layout
perlengkapan produksi, mesin, proses,
bahan dasar) dsb. Dalam proyek
pembangunan terminal misalnya
terdapat fungsi : pembebasan lahan,
penangan masalah hukum, perancang
konstruksi, arsitek.
e. Dokumen Pribadi dan Dokumen
Perusahaan
Perusahaan yang tumbuh
berkembang melalui perusahaan
keluarga seharusnya manajemennya
dipisahkan dengan pemilik perusahaan,
hal ini bisa ditempuh dengan dua cara.
Pertama, Perusahaan menyewa
manajemen untuk memperbesar
perusahaan dengan membayar sewa
atau memberi royalty. Pemilik
menyerahkan semua kekuasaan
manajemen untuk mencari untung
perusahaan, hal ini menjadi seperti
adanya investasi, transisi demikian
tercermin dalam dokumen perusahaan.
Kedua, Menggaji manajer profes-
sional, hal ini berdasar pemikiran
bahwa tingkat atas perusahaan
memerlukan individu yang ahli, cerdas,
berpengetahuan untuk itulah perlunya
perusahaan memiliki asisten ahli
atau konsultan.
Pemisahan antara Arsip pemilik
perusahaan dan manajemen umumnya
tergantung dari pemisahan pemilik dan
manajemen dalam perusahaan.
f. Dokumen Top dan low Manajemen
Pada garis besarnya tingkatan
manajemen perusahaan dapat
dibedakan menjadi : Manajemen atas,
menengah dan bawah. Pekerja bawah
biasanya melakukan pekerjaan yang
berulang-ulang dan dokumen yang
dihasilkan pun bentuknya cenderung
sudah terstandar. Segala sesuatu yang
penting dalam perusahaan didiskusikan
dan direncanakan di tingkat
manajemen menengah dan atas.
Dengan demikian dapat dikatakan
bahwa dokumen tingkat menengah,
atas merupakan dokumen penting
perusahaan. Bauer menyebut
keputusan tingkat menengah dengan
sebutan "Taktik", sedangkan keputusan
tingkat atas disebutnya sebagai
"Kebijakan (policy)" yang memiliki
jangkauan yang paling luas, perspektif
waktu yang paling lama, informasi dan
kontemplasi yang terbanyak.
Dalam penilaian dokumen
perusahaan, dokumen yang dihasilkan
oleh kegiatan dari manajemen tingkat
atas, maupun tingkat menengah
merupakan dokumen yang memiliki
kecenderungan tinggi bernilai guna
permanen.
g. Konteks dan Hubungan Eksternal
Diluar struktur organisasi harus
diperhatikan konteks luar yang selalu
berhubungan dengan kegiatan
perusahaan. Dimana ini merupakan
unsur penting dalam penilaian
dokumen perusahaan. Pengetahuan
tentang ini harus dimiliki pengelola
dokumen perusahaan. Perusahaan
bergerak dibidang apapun selalu
berinteraksi dengan customer, supplier,
pejabat pemerintah yang berkaitan,
competitor, asosiasi profesi/dagang.
Kegiatan yang berhubungan
dengan pihak eksternal ini
menghasilkan bukti berupa dokumen
perusahaan sebagai bukti kegiatan.
Dalam kaitannya interaksi dengan
dengan customer terdapat policy
bidang pemasaran seperti: layanan
purnajual, kegiatan membangun
loyalitas merk, dsb. Dalam
berhubungan dengan pemerintah
terdapat kegiatan berkaitan dengan
perijinan. perpajakan, dsb.
Detail
Konsep detail mungkin tidak
akrab dengan pengelola
dokumen/arsiparis. Information value
berkaitan dengan informasi tentang
orang, tempat, benda (person, places,
things). Things selanjutnya berperan
penting dalam bisnis, apakah sebagai
produk/mesin produksi. Detail yaitu :
sifat umum dari dokumen, tidak
sinonim dengan nilai informasi. Makin
banyak tingkat detail makin banyak
pula tingkat informasi yang termuat.
Tingkat detail dalam dokumen
perusahaan tergantung kebutuhan akan
fungsi/tujuan pokok. Misal : Notulen
rapat berisi tentang intisari dari rapat
yang dianggap penting untuk
didokumentasikan, Personal file harus
memuat informasi tentang gaji.
pendidikan, riwayat kerja, pensiun
pegawai.
Untuk menjawab pertanyaan
tingkatan detail yang diperlukan
pengelola dokumen harus mencari
informasi tentang kegunaan asli dan
bagaimana kegunaan berikutnya
(kegunaan dokumen sesudah pemilik
dokumen tidak memerlukan lagi).
Jadi, suatu series Arsip akan
memiliki detail yang saling berbeda
dengan series yang lain. Tingkat detail
berkaitan erat dengan tingkat kegunaan
contohnya : Tipe detail yang
diperlukan dalam membuat mobil
(rencana lengkap, spesifikasi, peralatan
yang layak, keahlian produksi),
berbeda dengan detail untuk
mengetahui tampilan fisik (bentuk
mobil) yang cukup dengan beberapa
buah gambar saja.
Dokumen yang perlu detail yang
tinggi secara khusus dihasilkan oleh
produksi, sales dan kegiatan yang
menghubungkan antara manajer dan
yang dimanajemeni. Detail dokumen
produk, proses transaksi dapat
disimpan sebagai bukti hukum, sebagai
referensi, pembanding, untuk
mengantisipasi hal buruk yang
mungkin terjadi.
Fungsi organisasi
Fungsi yaitu alat dan langkah-
langkah untuk mencapai tujuan
perusahaan. Fungsi merupakan aspek
yang relatif konstan, tidak berubah-
ubah, sedangkan strategi, struktur
merupakan aspek yang berubah-ubah
sesuai dengan kondisi yang
dihadapinya, misal : strategi kompetitor
akan berpengaruh terhadap perubahan
strategi perusahaan pada gilirannya
berpengaruh pada perubahan struktur
organisasi perusahaan. Dalam
organisasi perusahaan fungsi dapat
dibedakan menjadi 5 fungsi dasar yang
dapat menggambarkan semua aktifitas
bisnis yang diperlukan untuk
memahami pekerjaan dokumen
perusahaan (Archi- val Work) yaitu :
Manajemen, Desain, Produksi,
Pemasaran, Pemeliharaan, Fungsi
manajemen meliputi : perencanaan,
pengorganisasian, penentuan staf,
pengarahan, koordinasi, pelaporan dan
penyusunan anggaran.
Sedangkan Fungsi Desain mencakup
konseptualisasi, penetapan,
eksperimen, pembuatan .model,
pengetesan, penyaringan,
penyempurnaan, penyajian. Fungsi
Produksi terdiri atas : Pengubahan
bentuk, segmentasi, perakitan,
pengerjaan, sisa produksi (wasting).
Fungsi Pemasaran unsumya yaitu :
Iklan, penetapan harga, kontrak,
pengumpulan, pengantaran. Sedangkan
Fungsi Pemeliharaan (maitenance)
meliputi : Pencatatan, penomoran,
pemeriksaan, penanganan (komplain,
tuntutan, keluhan), perbaikan,
perlindungan, pemberian hadiah,
motivasi, hukuman.
Sementara itu yang menjadi
obyek dari fungsi bisnis yaitu , Input :
Modal, buruh, property, keahlian.
Pelaku : Pemerintah, pasar, perusahaan.
Output : Produksi (produksi pesanan,
massal). Setiap fungsi dapat
menggunakan lebih dari satu obyek,
dengan demikian dokumen yang
dihasilkanpun menjadi khusus pula.
Fungsi yang sarna dengan obyek yang
berbeda akan menghasilkan dokumen
yang pada dasamya sarna, namun akan
berbeda menurut sifat dari obyeknya.
Misal : hasil kajian Penelitian dan
Pengembangan, naskah komersil
keduanya merupakan jenis dari desain.
Akunting yaitu pemeliharaan/
pengelolaan dari modal (capital). Mc
Donalds menerapkan Produksi massal
(mass production), ini berbeda dengan
restoran pada umumnya yang
menggunakan prinsip produksi
berdasarkan pesanan (batch produc-
tion).
Dengan mengetahui fungsi
perusahaan maka dengan mudah
menetapkan suatu perusahaan dimotori
oleh fungsi apa (desain, produksi atau
marketing). Konsekuensinya fungsi
inilah yang menjadi prioritas atau
fungsi kunci (key functions), sehingga
focus dokumen penting terletak pada
struktur yang melakukan fungsi
itu .
Dokumen perusahaan (Corporate/
business records) ataupun manajemen
dokumen perusahaan (Corporate/busi-
ness records management) baik sebagai
kajian keilmuan maupun sebagai
praktek dalam perusahaan di Indonesia
nampaknya belum mendapat perhatian
yang tinggi. Padahal pengelolaan
dokumen yang benar dan tepat dapat
menghindari inefisiensi dan
inefektifitas yang ditandai oleh adanya
Corporate amnesia maupun Design
amnesia.
Pengelolaan dokumen secara
benar dan tepat hanya dapat
diwujudkan melalui pemahaman secara
tepat akan jenis dokumen perusahaan,
yang dalam tulisan ini dikenal dengan
pemahaman atas 4 parameter (strategi,
struktur, fungsi clan detail), untuk
konteks Indo- nesia hal itu belum
cukup, oleh karena itu pemahaman
secara baik atas peraturan perundangan
(UU No.8 tahun 1997) tak dapat
diabaikan.
.jpg)
